Atendimento pelo WhatsApp: como realizá-lo na sua empresa

As empresas já compreenderam a importância de estar presente onde os clientes e potenciais clientes estão. Isso inclui os canais de comunicação utilizados, nos dias de hoje, como o WhatsApp, que segundo pesquisa realizada pela Opinion Box e Mobile Time, pode ser encontrado em 98% dos smartphones do país.

O potencial dessa ferramenta é inegável para o estabelecimento e fortalecimento do relacionamento com o público, em conversas direcionadas desde à solução de possíveis dúvidas, até o oferecimento de suporte técnico e promoções. Qualquer trabalho de comunicação encontra um caminho promissor, ao envolver a utilização do WhatsApp.

Por que implementar o atendimento através do WhatsApp Business?

Porque o WhatsApp Business é uma conta pensada nas necessidades de uma empresa, contendo funcionalidades como:

  • Cadastro de mensagens automáticas;
  • Criação de catálogos;
  • Informações de contato;
  • Descrição da marca;
  • Uso de tags nas conversas.

Através do WhatsApp, o atendimento ao público se torna mais rápido, prático e eficiente. É um canal que, quando bem administrado, consegue atender às necessidades tanto em questões corriqueiras como, até mesmo, na efetivação de uma compra.

Como o aplicativo é utilizado no dia a dia das pessoas, entre famílias, amigos, colegas de trabalho, ao participar deste universo, a empresa se insere como parte desses relacionamentos cotidianos e tem a oportunidade de mostrar que está ali presente sempre que o cliente precisar.

No entanto, para se alcançar todos os benefícios que o WhatsApp pode proporcionar a sua empresa, não deixe de seguir os seguintes passos, combinado?

  1. Crie uma conta no WhatsApp para empresas

Através de uma conta profissional, no caso, WhatsApp Business, sua empresa se posiciona com um trabalho profissional perante o público.

Para ter acesso, de forma gratuita aos recursos da plataforma, basta baixar a versão business e criar uma conta. Também é possível fazer a migração de uma conta pessoal para a empresarial, como você preferir!

2. Defina um horário exclusivo de atendimento

Definir o horário comercial é importante para que seu cliente saiba quando você está disponível para atendê-lo. Caso não esteja especificado, você corre o risco de não responder a uma mensagem e passar a impressão de desinteresse, o que não é legal de acontecer.

3. Tenha um número exclusivo para os atendimentos

Assim como o horário de atendimento especificado, o número exclusivo para este fim também é fundamental para o cliente perceber sua empresa como um local confiável, profissional.

Além disso, você não corre o risco de enviar mensagens pessoais, por engano, ao fazer um atendimento com algum cliente. Isso seria bem desagradável, não é mesmo?

4. Seja ágil para responder os clientes

Uma das características que fazem com que seu cliente prefira ser atendido através do WhatsApp é a rapidez com que a comunicação é estabelecida entre as partes. Isso vale também para as empresas com seus clientes. Estar disponível, dentro de um horário determinado, para atender rapidamente os clientes é imprescindível!

Imagine você receber uma reclamação, ou um pedido de ajuda no suporte e não responder no momento adequado? Em assuntos como esses, o cliente espera ser atendido o mais breve possível.

Se o atendimento em sua empresa é realizado por meio de uma equipe, não deixe de capacitá-la neste quesito!

5. Configure respostas automáticas

O WhatsApp Business oferece três tipos de mensagens:

Mensagem de ausência: Ela pode ser agendada para envio, nos momentos que você não estiver disponível.

Mensagem de saudação: Para ser enviada sempre que alguém entrar em contato pela primeira vez ou após 14 dias de inatividade. É uma forma de dar boas vindas e até mesmo adiantar o assunto da conversa, através de alguma pergunta, por exemplo: Como podemos ajudar?

O terceiro tipo de mensagem não é automática, mas assim como as duas anteriores, permite agilizar o atendimento. São as respostas rápidas, configuradas para serem localizadas por meio de atalhos escolhidos por você. Por exemplo: Uma mensagem de agradecimento pode ser encontrada pelo atalho /obrigado ou também por até 3 palavras-chave, se preferir.

Esse recurso é bem interessante, não acha?

6. Desenvolva uma linguagem menos formal

Por ser um aplicativo utilizado no dia a dia pelas pessoas, em suas diversas relações, é importante trabalhar a forma de comunicação entre elas e sua empresa, deixando-a semelhante às conversas pessoais, com uma linguagem menos formal.

Imagine como sua empresa é vista pelos clientes e fale com eles tendo isso em mente. Uma linguagem mais jovem, divertida? Se fosse uma pessoa, como ela se comunicaria? Os emojis são bem legais para dar esse estilo mais informal e pessoal!

Ah! Cuidado com os exageros e evite abreviações. Nem todos podem compreender o que você está querendo dizer. Em caso de dúvidas, se coloque no lugar do cliente. Se for para facilitar o entendimento, vale o envio de imagens, áudios e vídeos! Combinado?

7. Faça a gestão dos atendimentos

Nada melhor do que uma boa gestão dos atendimentos para saber se darão bons resultados. Para isso, o WhatsApp Business oferece alguns recursos, fique ligado!

Tags: O recurso das tags pode ser aplicado para categorizar e visualizar as mensagens, direcionando melhor suas ações ou de sua equipe de trabalho. Desta forma as mensagens e conversas ficam organizadas e fáceis de serem acessadas.

Você pode utilizar tags que indicam um novo cliente, novo pedido, pagamento pendente, pago, pedido finalizado, entrega exclusiva, etc. Após uma mensagem ou conversa ser marcada com uma tag, ela aparecerá sempre que você pesquise pela etiqueta desejada.

É um recurso super bacana que permite que você entenda de forma visual, por exemplo, quais conversas (chamados) são feitos com mais frequência e quais os motivos: dúvidas, informações de produtos, problemas, compras e assim vai.

Relatórios de mensagens: Para ajudá-lo no monitoramento de desempenho do atendimento prestado, o WhatsApp Business fornece a você os relatórios das conversas realizadas.

Esses relatórios colocam à sua disposição diversos dados, como a quantidade de mensagens recebidas, enviadas, lidas e respondidas. Ficar atento ao tráfego de conversas é muito bom para entender o que precisa ser melhorado no atendimento da sua empresa.

8. Explore a divulgação do canal

Para estabelecer um atendimento pelo WhatsApp na sua empresa é fundamental que as pessoas saibam que ela está disponível neste canal, certo?

Invista na divulgação pelas redes sociais, e-mails, sites, blogs, embalagens de produtos, enfim, nos locais onde seus clientes e possíveis clientes estão. O atendimento via WhatsApp, inclusive, pode ser um argumento de venda a ser trabalhado nas estratégias de mídias sociais. Lembre-se disso!

9. Utilize o WhatsApp Web para facilitar o atendimento

O WhatsApp Web facilita o atendimento por permitir sua operação através do desktop, ao ser acessado pelo navegador.

Basta fazer o login com o QR Code para conectar o seu celular ao computador e mantê-lo conectado à internet.

O envio de imagens, links e quaisquer informações para os clientes torna-se muito mais simples de ser realizado.

10. Construa um banco de dados dos seus clientes

Para evoluir na estratégia de marketing é muito importante construir um banco de dados, uma base de clientes que chegam até você e sua empresa, através do atendimento feito pelo WhatsApp.

O aplicativo permite que seja reunido dados e informações, como e-mail, região, idade, gênero, preferências, comportamentos, entender os perfis e obter insights relevantes, para a tomada de decisões de forma estratégica.

Suas mensagens podem ser enviadas para um determinado perfil de cliente e você saberá, por exemplo, quando foi a última compra feita por ele e qual a época provável que precisará do seu produto ou serviço novamente. Assim, é só entrar em contato e surpreendê-lo ao atender sua necessidade.

Após conferir os passos anteriores, responda pra gente: Você já pensou em integrar o WhatsApp a uma plataforma de atendimento? Dê uma olhadinha a seguir.

Quais as vantagens para a minha empresa em integrar o WhatsApp a uma plataforma de atendimento?

As plataformas de atendimento vieram para facilitar o trabalho de comunicação realizado entre empresas e clientes. Elas fornecem recursos que simplificam a rotina de envio e recebimento de mensagens nos canais de atendimento utilizados pelas empresas e principalmente, onde seus clientes e potenciais clientes se encontram.

Ao integrar o WhatsApp a uma plataforma de atendimento, estabelecer e manter relacionamentos tornam-se mais práticos, sabe por quê? Porque uma plataforma assim fornece funcionalidades, como:

  • Colaboração de diversas pessoas da equipe;
  • Possibilidade de criação de fluxos de trabalho;
  • Gerenciamento de atendimentos;
  • Criação de chatbots;
  • Qualificação de leads;
  • Extração de relatórios.

Essas são algumas funcionalidades, mas você pode encontrar muitas outras que podem atender a uma necessidade específica da sua empresa.

A DigiSac é uma plataforma de atendimento que integra em um único local, os principais canais de comunicação digitais, como WhatsApp, Telegram, Web Chat, E-mail e SMS, estabelecendo conversas de forma ágil e gerencial.

E para melhorar ainda mais o atendimento da sua empresa, a DigiSac permite integração com o WhatsApp Business API, uma oportunidade para que você tenha uma conta WABA, verificada e cerificada oficialmente pelo mensageiro.

Dê uma olhadinha na matéria que preparamos sobre as vantagens de usar o WhatsApp Business API em seus negócios.

Assim, sua empresa estará sempre preparada para atender seus clientes, sem riscos de ser banida pelo aplicativo.

Para saber mais, acesse o link https://digisac.com.br/waba.html

O atendimento pelo WhatsApp, quando realizado de forma estratégica e aproveitando-se todos os recursos que uma plataforma de atendimento pode oferecer, torna-se um importante diferencial para as empresas.

O que achou da matéria? Sua empresa já realiza atendimento através do WhatsApp? Conte pra gente nos comentários!

Ah! Não deixe de nos acompanhar aqui no blog e em nossas mídias sociais também! Até mais!😉

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